2024·智慧法院篇 | 创新经验之“苏智e文档平台项目”

　　为深化政法智能化建设，加强“智慧治理”“智慧法院”“智慧检务”“智慧警务”“智慧司法”等信息平台建设，深入实施大数据战略，实现科技创新成果同政法工作深度融合。法制日报社已连续举办了七届“政法智能化建设技术装备及成果展”。

　　作为装备展配套活动，法制日报社于2024年3月继续举办了2024政法智能化建设创新经验征集宣传活动，活动征集了“智慧治理”“智慧法院”“智慧检务”“智慧警务”“智慧司法”创新经验。

　　在2024年7月10日至11日举办的成果展上，对入选的创新经验进行了集中展示，并已编辑整理成册——《2024政法智能化建设创新经验汇编》。

　　该汇编分为智慧治理篇、智慧法院篇、智慧检务篇、智慧警务篇、智慧司法篇五个篇章，为政法信息化、智能化建设提供及时、准确、 实用的资讯信息与经验观点。

　　应广大读者要求，我们特开辟专栏，将部分创新经验进行展示，敬请关注！

　　以下推出的是《智慧法院篇 | 创新经验之“苏智e文档平台项目”》

　　苏智e文档平台项目

　　江苏省苏州市吴江区人民法院

　　一、案例简介

　　苏智e文档平台，充分结合基层法院文档协同办公场景下，所面临的文档协同效率低、文档资源分散、文档安全保障难等问题，通过创新的文档在线高效协同和法院文档数据资产统一管理理念，进行苏智e文档平台的功能设计和深度应用。

　　苏智e文档平台，构建了法院文档全生命周期管理方案，全面覆盖文档在线创建、在线查看、在线多人编辑、文档格式处理、文档流转和归档所有关键环节，让“文档不落地”，打造了一套高效的人与人、人与文档的协同办公体系，极大提升文档协同效率以及文档安全性。

　　二、案例举措

　　法院日常办公场景中，涉及大量日常办公文档、法律文书、案件材料的处理和流转，办公高效协同、文档安全可靠越来越成为法院工作的刚需，苏智e文档平台能有效解决这些问题，该平台有如下特点：

　　（一）助力高效协同办公

　　打造一套文档协作工具集，全面满足不同人员、不同部门之间的高效的文档协作，用户可以高效的创建在线文字、表格等office文档，直接在线协同，并且提供精细化的权限控制，在保障协作安全的基础上，多人同时编辑同一文档，提升文档协作效率；同时，工具集还包括表单、智能新表格等效率工具，可在内网完成在线调查问卷、自动形成数据报表，充分满足数据高质量收集和统计分析的需要。

　　建设一套文档能力中心，不同应用系统对于文档在线协作、在线编辑、在线预览、格式处理等各类需求，都可以统一调用文档能力平台的能力，从而真正从全局优化各类场景下的文档处理效率；

　　（二）实现文档安全共享

　　构建整个法院的文档数据资产管理中心，高效汇聚不同终端设备、不同用户、不同业务系统的文档数据，打造私密用户空间，如构建全院、部门、法官+法官助理+书记员团队空间，合理约束文档共享的安全边界；

　　打造便捷应用空间，如与内网即时通讯工具Cocall交互，发送特定链接密码共享，实现文档精细化权限控制，保障文档流转和分享安全可控。

　　（三）开辟文档安全港湾

　　随着信创电脑在法院的逐步推行，新旧电脑无缝对接就成为迫切需要解决的问题，苏智e文档平台为每一个账号对应的两台固定IP电脑提供固定文档安全空间，打开平台后，系统自动更新该安全空间文档上传至苏智e文档，以确保法官核心文档不因电脑故障等原因大批量丢失，也确保了核心文档在新旧电脑间的互通。

　　（四）分流法综系统峰值

　　随着法院无纸化的深入开展，法官办案时与系统的交互越来越频繁，其使用峰值有时会超出设计时的上限值，为了让法综系统更为流畅，在苏智e文档为每一个法官设置了在线卷宗阅览室，使用RPA的方式，进行数据交互，仅限于民商事一审案件中的起诉状、证据材料、开庭笔录，将法官高频使用法综系统改为RPA一次抓取+苏智e文档高频使用，分流法综系统峰值。

　　苏智e文档平台，通过一套工具集、两个中心的建设，极大提升法院文档协同效率、文档数据资产安全管理水平，全局赋能日常办公和案件审理等法院工作场景，已经成为智慧法院整体框架中的重要基础平台。

　　三、案例成果（成效及反响）

　　苏智e文档平台，以法院日常办公办案为场景切入点，以文档高效协同和安全管理为特色，探索建立了全新的文档协同体系和方法；由于文档协同和管理具备广泛的应用场景，该平台的建设经验和创新做法，后期具备良好的可复制推广性，典型成效如下：

　　（一）在线文档处理更高效协同

　　苏智e文档平台，满足丰富的法院文档处理场景需求，无需安装客户端，易用性高。文档实时保存同步，文档所见即最新版本，并保障信息安全可控；提供不同组件对不同格式的编辑处理能力，同时还能实现将文字、表格、演示转换为PDF或PNG等。有效提升内部文档共享沟通便利性，为用户提供一种全平台终端可安全访问的文件共享机制。可简单快速创建团队与团队成员，在团队内创建与存放文档，减少人员沟通成本。可控制团队文档供团队成员共享阅读与编辑，多人实现在线编辑评论文件，即时更新编辑内容，杜绝文档存储版本过多，减少文件差异性。团队文档及个人文档也可以通过链接分享给内部其他成员。可通过文档能力开放，赋能其他业务系统，实现文档全流程在线。sass的服务模式可以兼容多版本的浏览器以及X86和linux环境下不同配置的终端电脑，规避办公软件版本不一致所产生的文件无法打开、文档转版跑版等风险。

　　（二）文档存储管理更高效便捷

　　苏智e文档平台，搭建法院文档数据资产管理中心，针对办公数据资产分散凌乱、办公效率低下的现状，提供私有化云端管理服务。有效集中组织内部的文档数据资源，并在上层提供丰富的文档服务应用完成办公的全流程工作。可以有效避免终端文件损坏造成的损失，文档更新、编辑等均会自动记录，并生成历史版本，即便中间发生了文件丢失的问题，也可以通过文档历史版本还原功能，将其恢复到受损坏之前的版本状态，以此尽最大可能保护用户云端文档的可靠性。

　　（三）文档权限管控更安全可靠

　　有效提升对文档的集中管控能力，在完成对文档数据资产的集中存储后，必须对其进行有效监管。作为全方位保障文档数据资产的平台，苏智e文档平台为管理者管理和监控内部文档数据资产提供了有效且有利的方式，管理者通过管理后台可以全局管控文档存储空间资源，查看人员的使用情况，自由设置具有不同能力的管理角色，支持对各类文档操作日志的查询等，既便于审计追溯，又保障用户端关于文件的合理合规使用。实现统一且全面的文档权限管理，可控制团队内不同成员访问与操作各文档的权限。支持对最小权限点的自定义组合来满足不同场景下的权限需要，也支持添加团队外的成员来扩展协作范围。

　　责任编辑：晓莉